أكــاديميــة النجـــاح

اختيار الموظفين ( الجزء الثانى )

كتبت فى 21. يوليو, 2008 كتبها د.أحمد سيد فى تصنيف أسرار الإدارة

نأتى الآن للجزء المهم من هذه السلسله وهو كيف يمكن أن نحدد الموهبة التى نريد وكيف يمكن أن نختار من يتمتعون بها من خلال المقابلة الشخصية  ،

لكى تنجح فى عملية الاختيار يجب عليك أن تمر بثلاثة مراحل أساسية

المرحلة الأولى : الإعداد للمقابله .

المرحلة الثانيه : وضع المهارات ( السلوكيات ) الأساسية لللقيام بمهام الوظيفة  .

المرحلة الثالثة : اختيار الموهبة .

المرحلة الأولى : الإعداد للمقابله :

1-     التحضير

يعد التحضير من الخطوات الأساسية التى تسهل الخطوات التاليه ، فللأسف معظم المديرين لا يضع للمقابلة الشخصية وزنها اللائق بها وكلما ازدادت عدد المرات التى قام فيها بالمقابلة الشخصية كلما قل اهتمامه بها أو عدم التحضير لها تحضيرا جيدا

فالمقابلة الشخصية هى الأساس الأول الذى تبدأ منه انطلاقة الشركة إلى الأمام أو بداية النزول إلى الهاوية وربما تحسن الاختيار فى كثير من الأحيان و تقع مرة فى خطأ واحد يكلفك كثيرا من سمعه الشركة واستقرارها بسسب موظف واحد لم تحسن اختياره وبدأ فى نشر سمومه داخل شركتك فدمرها أو سعى إلى تدميرها ،لذلك لابد أن تستعد وتتهيأ للمقابلة الشخصية

2-     فرز السير الذاتيه للمتقدمين

يخطأ البعض عند اختياره لمن سيتم  مقابلتهم  فيقوم بفرز المتقدمين بناءا على الخبرات أو المهارات المكتوبة فى السيرة الذاتية المتوافقه مع الخبرات المذكوره فى الاعلان ويستبعد الباقى  وبعض الشركات تترك ذلك لبرامج جاهزه تدار أتوماتيكيا وفى هذا خطأ كبير من ثلاثه اعتبارات وهى :

الأول:  أننا اتفقنا أننا سنبحث عن الموهبة  ولا يمكن أن تظهر الموهبة من خلال الخبرات المكتوبة … فكم من موظف يملأ الصفحات وعندما تقابله تراه لا يصلح لشىء ولم يكتسب من سنواته الطويلة التى أغرق بها هذه الصفحات إلا القليل وكما يذكر أحد القادة أنه تقدم إليه مدرس يعمل لمدة 14 سنه خبرة ولما بدأ فى فى اختباره  اكتشف أن المدرس يمتلك سنه واحده خبرة و13 سنه تكرار .

الثانى : هى أن كثير من المتقدمين للوظيفه لم يتعلم كتابه السيره الذاتيه وربما هو صاحب الموهبة التى تبحث عنها .

الثالث : أن بعض المتقدمين يفطن إلى حيلة وهى كتابه عبارات وردت فى الاعلان ليضمن اختياره ضمن الذين يتم مقابلتهم _ وهذا ذكاء يحمد من صانعه إذا كان فعلا يتمتع بمهارات ومواهب جيده_  وبالتالى لو اخترت على هذا الأساس فربما لم تحصل على الموظف المناسب  وهذا سيكلفك وقتا وسيكلفك كذلك مالاً فى الاعلان مرة أخرى لعدم استيفاء المتقدمين للشروط

وبالتالى فأنا أنصحك أن تقابل الجميع بلا استثناء وإن لم يكن لديك وقت يمكنك تكليف أحد مرؤسيك بعملية فلترة أولية تضع له أنت المواصفات والأسس التى بناء عليها تتم عملية الفلترة والتى سنتكلم عنها فى بقيه هذا الموضوع

المرحلة الثانية : وضع المهارات ( السلوكيات ) الأساسية لللقيام بمهام الوظيفة

وهى كتابه وصف للوظيفه والمهام المطلوب من الموظف القيام بها  ويجب الأخذ بعين الاعتبار بعض الأشياء منها

1- رؤية الشركه أو المؤسسه

لابد أن تراعى عند الاختيار رؤية الشركه وما تخطط له فى السنوات المقبلة  هل هى تخطط لفتح أفاق وأماكن جديدة وأسواق جديدة فتحتاج إلى ملكات التخطيط وبعد النظر  أم تحتاج أن تحافظ على سوقها الموجود وتنميته فقط دون التوسع فتحتاج إلى موظفين يتمتعون بروح حميميه ولهم قدرة على تطوير العلاقات

ومن الخطأ الذى يقع فيه البعض أن يختار أشخاصا قريبين من نمط الأداء أو الصفات الخاصه التى يتمتع بها هو بل لابد من التنوع والاختلاف  ولكن الاختلاف المثمر الذى يضفى الفاعليه والتطوير  فكثير من المدراء يخشون الانسان صاحب الرأى أو صاحب النظرة البعيدة وسنفرد لهذا الموضوع تدوينه مستقلة إن شاء الله

2-     كتابة المهارات الأساسية كفلترة أولى للمتقدمين

لابد من صياغه المهارات الأساسية التى توفر الحد المطلوب لأداء المهام الخاصة بالوظيفه ، وغالبا ما كنت أقوم بعمل مثل هذا الجدول على سبيل المثال  عند اختيار مندوبى المبيعات

وهناك جداول أخرى لكل وظيفه فمندوب المبيعات يختلف فى المهارات عن المشرف ويختلف عنه رئيس القسم وإن كان هناك بعض القواسم المشتركه وكذلك تختلف الأقسام الأخرى وهكذا

لكن عليك أن تلاحظ هنا أن هناك من الناس من يتمتع بالموهبة التى تبحث عنها لكن لا يملكون كل السلوكيات وإن كنت ذا عزم وقدرة فيمكنك ضم هؤلاء إلى صفوف فريقك وادخالهم فى برنامج تدريبى للارتقاء بهذه المهارات  إذا لم تجد ممن تقدموا من يصلح غير هؤلاء أو وجدت شخصا ذا موهبة نادرة لكنه يفتقد إلى بعض المهارات .

المرحلة الثالثة : اختيار الموهبة

وكما قلنا فى تدوينة التساؤلات _ يمكنك قرءاتها من هنا _ أن المهارة ( السلوك) يمكن أن يتعلمه الانسان ليصل إلى مستوى قريب من الموهبة وبالتالى نستطيع أن نقول أن هناك

1-     سلوكيات فقط

2-     مواهب يمكن أن يحاكيها  الانسان إن لم يكن يملكها  لتصبح عنده سلوكيات

ولكى يتضح الكلام السابق عليك أن تركز جيدا ففهمك لهذه النقطة هو المفتاح للوصول إلى اختيار دقيق

ففى الجدول السابق نرى أن السلوك الأول وهو الاستقامه سلوك فقط وليس موهبة فيمكن لكل انسان أن يكون مستقيما شريطة أن يلتزم بالأخلاقيات كالأمانه وتربية الضمير ولا يمكن بأى حال من الأحوال أن تكون هذه موهبه خاصه بأفراد معينين وإلا لما بعث الله الرسل وأمر الناس باتباعهم

لكن الصفة الثانية والثالثه والرابعه هى مواهب يمكن للانسان أن يتعلمها إذا لم يكن يتمتع بها  وإليك هذا المثال ليتضح الكلام أكثر

يوجد موهبه تسمى  حب النظام والدقة  فبعض الأشخاص منظم تنظيما عالىا فى مواعيده وفى ترتيبه للأشياء وتراه حزينا جدا إذا وجد المكان غير منظم ويسعد أيما سعادة بل ويشعر بالنشوة والفرح إذا تم تنظيم المكان ولعل هذا موجود لدى بعض الرجال وموجود بكثره لدى النساء  وهذا من رحمة الله بنا وإلا لأصبحت البيوت أماكن فوضويه

وكذلك هذه الموهبه يمكن للانسان الغير متمتع بها أن يتعلمها لكن لن يرقى إلى مستوى الموهبة

وبالتالى إذا أردت مدير مكتب أو سكرتير مثلا فأنا أبحث عن هذه الموهبة لأن المهام المخول بها هى الأرشفة وتنظيم المواعيد ووضع كل شىء فى مكانه الصحيح لكن مثلا إذا احتجت مندوب مبيعات فأنا أريد منه فقط التمتع بالقدر الكافى الذى يعينه على تنظيم مواعيده وترتيب طريقة حديثه أمام العملاء ولا يعقل أن اختار مندوب مبيعات يتمتع بموهبة الدقة والتنظيم وإلا سيعيش العملاء فى استجوابات عن تأخرهم عن المواعيد وفوضويتهم ويصبح العميل المثالى _ من وجهه نظر المندوب صاحب  مهارة التنظيم والدقة_ هو  عميل آخر غير العميل المتعارف عليه حسب المواصفات الطبيعية للعميل من وجهه نظر بيعيه وتسويقيه .

وكذلك الموهبه الثالثة فى الجدول وهى الاصرار فما أريده من المندوب مثلا هو قدرته على تفادى رغبه العميل فى عدم اغلاق الصفقه ومحاولة حل مشكلاته للوصول إلى عمليه بيعيه وليس المطلوب مثلا موهبه الاصرار التى تعنى الالحاح والمجاهده لاقناع العميل حتى لو لم يكن جاهزا لطلب الطلبية ففى ذلك خسارة فادحة للعملاء لأنهم إن عاجلا أو آجلا سيتركون التعامل مع الشركة لأنها يحسون أنهم يوقعون على الصفقات بالاكراه دون الحاجه إليها كلها أو الكميات المكتوبه فيها

وبالتالى عند اختيارك للموظف لابد أن تفرق جيدا فيما تريده من موهبه وما تريده من سلوك (مهارة)

فإذا أردت مثلا محاسبا فعليك أن تبحث عن موهبه الدقة فصاحب هذه المهارة أجمل ما يسعده ويجعله فى قمة الفرح والرضا عن النفس  هو وصوله الى موازنه مضبوطه  وهذا يختلف عند اختيارك لمحلل مالى فالدقة ستكون سلوكا وليس موهبه لأنك تريد موظفا يتحلى بموهبة تحليلية وله نظره بعيده فى تقدير الأمور .

فى هذه التدوينة أعطيت بعض الايضاحات المهمه والضرورية للاختيار وسنتكلم بالتفصيل عن المقابلة الشخصية وماذا يجب أن نفعله وكيف ندير المقابله الشخصية  وهذا سنتكلم عنه حين حديثنا فى شرح الموارد البشريه

ويبقى جزءا أخيرا مهما وهو أن المقابله الشخصية ستحدد لك نصف الطريق للاختيار الصحيح ويبقى النصف الآخر وهى فترة التجربة والتى لابد من اختبار الموظف الذى تم اختياره على المهارات والمواهب وأنت بالمقابلة الشخصية  الجيده والمتابعه أثناء فترة التجربه للموظف تكون قد قطعت 80% من الطريق ويتبقى 20% للتدريب وتطوير العاملين لاستمراريه التقدم والازدهار

لقاؤنا فى التدوينه القادمة عن : اختيار الموظفين ( الجزء الثالث)  وهو يتحدث عن  هل حقا أنت  تريد أن يكون فى شركتك موظفون موهبون ؟؟

أتمنى لك اختيارات موفقه … وأتمنى أن أسمع منك … وأنا جاهز لأى سؤال فيما تحدثنا فيه .